“哦，我想起来了。小王你好像是第一次参加这样的大型行业会议？”林总没有继续往下说，而是看着王建东问道。
王建东点点头。
您老人家现在才想起来？王建东心里其实很有些疑惑，这些说小也小、说大也大的事情，老总们难道不应该是早就知道和应该早就掌握了的吗？
不过，林总说的没有错。可能也是怪自己大意，没有向他们主动说明的。只是，换其他人，一般也应该不至于都不会主动取和人说自己从来没有参加过大型学术会议的吧？
不想林总又说道：“前年在bj，也举办过一次大型的桥梁国际会议，你没有参加吗？”
王建东有些尴尬的笑了笑，摇摇头。
讲起来那一次在bj举办的大会，王建东当然是知道的。只是那时候自己刚刚研究生在读，却是是没有资格参加的。而且，不仅是自己没有参加，刚好碰上准备自己的论文答辩，师傅老胡也没有能去参加。所以王建东对那次的会议记忆尤深。
朱总替王建东解围。笑了笑，他说道：“好了，既然是新手，林总今早上你就多教教，免得到时候出现问题，总归也是我们团队的不好。对伐？”
“那我就多说一些吧？”林总想了想，说道，“不过，说实话，这些事情，本应该是你师傅的事情。平常老胡没有教给你这些的吗？”
王建东自然不敢回答说师傅确实没有教自己。这些也是老师该教的吗？只是，如果所有这些鸡毛蒜皮的事情都需要教的话，那还不得把师傅累够呛？
一下子不知道该怎么回答。他只好笑笑，不说话。
“那就是没有教？”朱总笑道。
林总大有深意地笑笑，继续往下说。
对于比较大型的学术会议，其实可以选择的举办城市其实并不多。
因为会员多，所以参加学术会议的人数也众多，每年只用一个hotel显然盛不下所有参会者。这样就需要找到相距较近的多个大hotel作为开会地点才行，因此注定了只能在为数不多的几所大城市举办。
比如纽约，伦敦------，等等，因为一般的中小城市没有这么多聚在一起hotel。最后就变成了每年在这几些个主要的大城市轮换着举办。
所以讲，学术年会的召开时间虽然比较稳定，但地点一般每年都不一样，尤其是像我们这次一样的ninternational level的学术会议。
为什么这么讲？
两个主要的原因。
一方面是让大家趁机每年都去去不同的地方增加新鲜感，另一方面是为了方便来自全世界各地的参会者，比如今年在美国，明年在英国，或者说，后来在亚洲，下一次安排在澳洲，-------等等。
这样安排，对于住在世界各地的学者都相对比较公平，不至于每年都跑特别远，总归会有离自己比较近的机会。比方，香港对于我们来说，就算是比较近的城市了。
因为参会的人太多，所以，在参加今天这样的国际会议时，通常最好提前预定房间，要不然就有可能会定不上，或者是担心离会场远，到时候没有好的位置。
这是这种international level会议的特点之一，举办地点的选择。
第二个显著的特点，就是开会时间的选择。
谷</span> 在国际上，学术机构一般。在大多科学学科，这样的association一般是两年召开一次学术年会，而且每次举办的时间基本固定。比方讲，我们这次参加的道桥大会，时间安排基本上都在11月底。
这样比较稳定的举办时间，主要是可以便于参会者提前做一些必要的规划。
其次，会议时间一般控制在3-5天，既让大家有充分的参会时间不枉大老远来折腾一把，又不至于让参会者觉得离家太久耽误了生活和工作。
很多会一般有两天是在周六日开，比如周四是第一天，周日是最后一天，从而充分利用周末时间而少耽误工作时间。
很多会议也会设置pre-conference sessions，比如周四是第一天会议，但是星期三就安排了不同主题的workshop，时间宽裕的学者可以提前赶到选择多听几场。
王建东听的很认真，不是底做笔记。大有收获。
说实话，自己这次也就是碰上了两位很“友好”的老总，要不然，这样的“深有体会”的、纯属私人性质的干货，一般来说是不太有地方，也不太有机会能听得到的。
只是，听着听着，王建东不由得产生出一个疑问：
今天的林总，为什么说话中忽然掺杂那么多的英语单词？这一段时间和他交流的时候，之前好像并不这样的啊？
尽管他知道，这位林总，确实有长时间在美国留学的经历。
还是说，到了香港，又激发出来他某种讲英语的兴趣来？
似乎看出来王建东的想法，林总笑笑，说道：“今天英语单词稍微多出现了一些。就算是我感受一下英语会话的环境，提前熟悉一下，小王你没有意见吧？”
王建东笑笑，不响。
意见？-------，呵呵，别笑话我，哪里还敢提什么意见？哪怕是借我一万个胆子，那也是万万不敢的。说实话，只要老总你们对我没有意见就万事大吉了。
讲到最后，林总还特意叮嘱了王建东一件事情，在香港期间的费用和报销。
首先讲的是报销的范围。对公报销的话，通常只能报销会务费，交通费，住宿费。
伙食费一般只能按国家标准每天给报多少钱，超出部分只能在自己花销，多余部分归个人，并且通常每人都有一个出差补助可以一起领。
算账的时候，虽然当时是花的当地货币或美元，但最后结账时每笔都应换算人民币来算，加起来一共花了多少人民币，这样清晰，而且不容易乱.
他说，在整个会议过程当中的一切花销，一定要索要发票，包括各种食品，交通，餐饮------，等等，只要交钱的地方就一定要发票，按照我们上海的说法，就是一手交票一手给钱。
这些王建东是知道的。出国前的培训课上不止一次特别强调过。
在快要分别的时候，朱总补充了一句：“该打的电话还是要打的。记住，长话短说就可以了。”
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